I. Структура пре­зен­та­ции и под­го­товка спи­кера

Рассказывает Александр Яныхбаш, пре­зен­та­ци­он­ный кон­суль­тант, бизнес-тренер:

Презентации для вывода про­дук­тов на рынок — осо­бен­ные. Месяцы работы позади, настало время дать кли­ен­там и парт­не­рам знать о себе. Выступить нужно понятно, заметно и вдох­но­вить ауди­то­рию. К такой пре­зен­та­ции и сто­яла задача под­го­то­вить Игоря Губанова. Директор про­грамм диви­зи­она HR-решений ком­па­нии IBS соби­рался пред­ста­вить новый про­дукт в обла­сти HR-аналитики.

Ранее мы уже сотруд­ни­чали с IBS для визу­а­ли­за­ции выступ­ле­ний топ-менеджеров. Мы даже раз­ра­бо­тали пре­зен­та­цию, о кото­рой, по рас­ска­зам сотруд­ни­ков, ходят легенды в кори­до­рах ком­па­нии. Настолько она понра­ви­лась и впе­чат­лила ауди­то­рию.

 

Нас при­влекли на ком­плекс­ный про­ект для под­го­товки слай­дов и глав­ного дей­ству­ю­щего лица — спи­кера.

 

Время тает на гла­зах

Нам повезло со вре­ме­нем. Не нужно было делать пре­зен­та­цию нака­нуне — было три недели до выступ­ле­ния, при­ем­ле­мый срок для ком­плекс­ного про­екта.

Я про­вел со спи­ке­ром уста­но­воч­ное интер­вью по скайпу. Выяснил, на какой ста­дии раз­ра­ботки пре­зен­та­ция, дал советы по струк­ту­ри­ро­ва­нию мате­ри­ала и под­го­товке. Мы рас­ста­лись на май­ские празд­ники.

Выходные про­шли, до пре­зен­та­ции оста­ется 15 дней. Сразу назна­чаем первую встречу. За 2 часа опре­де­ли­лись со смыс­ло­выми бло­ками, выстро­или после­до­ва­тель­но­сть и про­ве­рили напол­не­ние пре­зен­та­ции в про­цессе крат­кого пере­сказа.

Как «домаш­нее зада­ние» Игорю оста­лось про­ра­бо­тать пару бло­ков: найти ста­ти­сти­че­ские све­де­ния и понять, какой из при­ме­ров лучше исполь­зо­вать для иллю­стра­ции.

Рабочая ситу­а­ция, мы взяли паузу на 2 дня, чтобы дора­бо­тать кон­тент, а потом утвер­дить рас­сказ и пере­хо­дить к дизайну слай­дов и репе­ти­циям. Но сле­ду­ю­щая встреча по ряду при­чин слу­чи­лась через неделю.

Когда я при­шел на вто­рое заня­тие (8 дней до пре­зен­та­ции), то крайне уди­вился.

 

От пер­вой вер­сии пре­зен­та­ции почти ничего не оста­лось — настолько сильно Игорь пере­ра­бо­тал рас­сказ.

 

Ну, что ж, бывает и такое, рабо­таем дальше. Вновь выстро­или логику рас­сказа на флип­чарте, про­вели пере­сказ пре­зен­та­ции и рас­ста­лись на том, что, как и в пер­вый раз, нужно понять, какие теперь при­меры при­во­дить и какую ста­ти­стику исполь­зо­вать в новой вер­сии выступ­ле­ния. И теперь вре­мени у нас оста­ется мало...

Иногда нужно...перестать думать

Третья встреча, до пре­зен­та­ции 6 дней. Вижу, что мыс­ли­тель­ный про­цесс ни на минуту не оста­нав­ли­вался, пре­зен­та­ция про­дол­жает обрас­тать новыми дета­лями... В этом про­яв­лялся харак­тер и про­фес­си­о­наль­ный под­ход Игоря — посто­янно дора­ба­ты­вать, улуч­шать и сомне­ваться, чтобы снова изме­нять к луч­шему. Но, при­знаться, в дан­ной ситу­а­ции это уже шло во вред.

Есть такое емкое слово в рус­ском языке — «уста­ка­нить». И рас­сказ как раз не «уста­ка­нился». Как след­ствие, Игорь не вла­дел чет­ким набо­ром фраз и виде­нием логики повест­во­ва­ния, а это лишало почвы под ногами. Уверенность спи­кера в содер­жа­нии — это источ­ник спо­кой­ствия и при­вле­ка­тель­но­сти на сцене. Предстояло при­нять меры, а начать нужно было с того, чтобы Игорь смог сам себе ска­зать «стоп».

После отсева лиш­ней инфор­ма­ции мы стали тре­ни­ро­вать выступ­ле­ние с секун­до­ме­ром, чтобы видеть, укла­ды­ва­емся ли в нуж­ное время. Работа с секун­до­ме­ром сыг­рала хоро­шую роль в под­го­товке. Во-первых, «сорев­но­ва­ние» с собой отвле­кает от раз­ду­мий о каж­дом слове. Во-вторых, то, что мы про­го­во­рили выступ­ле­ние раз два­дцать, поз­во­лило запом­нить текст и обре­сти недо­ста­ю­щее спо­кой­ствие. Контент «уста­ка­нился».

Четвертая встреча, два дня до пре­зен­та­ции. Встреча выпала на выход­ные, поэтому про­ве­сти про­гон на буду­щей сцене было невоз­можно, и мы рабо­тали в пере­го­вор­ной. Я вру­чил Игорю муляж мик­ро­фона, вклю­чил позади него экран со слай­дами (к этому моменту Марк Хлынов уже под­го­то­вил чер­но­вой вари­ант слай­дов), мы начали репе­ти­ции. Здесь все шло уже по плану: уде­ляли осо­бое вни­ма­ние зри­тель­ному кон­такту и инто­на­циям, так как Игорю как ИТ-специалисту, интро­верту, это нужно было в осо­бен­но­сти.

 

На части репе­ти­ции при­сут­ство­вала Яна Кудрявцева, кото­рая чув­ством юмора и спо­кой­ствием урав­но­ве­ши­вала состо­я­ние Игоря. И под конец я впер­вые за все время уви­дел Игоря улы­ба­ю­щимся и понял, что выступ­ле­ние полу­чится.

Игор Губанов, IBS

Игорь Губанов готов к выступ­ле­нию;-)

 

II. Параллельная визу­а­ли­за­ция выступ­ле­ния

Рассказывает Марк Хлынов, Генеральный дирек­тор esPrezo, кон­суль­тант по пре­зен­та­циям

Подход к сна­ряду

Выступление было через 6 дней — вре­мени на супер-визуализацию не было. Привлекать дизай­нер­ский штат агент­ства — бес­смыс­ленно. Точной послай­до­вой рас­кад­ровки или ТЗ не было. Содержание выступ­ле­ния меня­лось каж­дый раз на встрече Игоря и Александра. Ведь про­дукт новый и нет кри­сталь­ного виде­ния, как пре­зен­то­вать HR-аналитику.

Я при­ме­нил дру­гой под­ход:

1. Пришел на репе­ти­цию выступ­ле­ния

2. Прослушал пре­зен­та­цию. Параллельно запи­сал глав­ные тезисы и зари­со­вал места в рас­сказе, на кото­рые напра­ши­ва­ются слайды

3. Согласовал рас­кад­ровку пре­зен­та­ции с Александром и Игорем

4. Сделал пре­зен­та­цию само­сто­я­тельно, чтобы не играть в сло­ман­ный теле­фон с дизай­не­рами в сжа­тые сроки про­екта

 

Дизайн слай­дов: 5 сове­тов для высту­па­ю­щих

Вот что я учел и сове­тую для под­го­товки слай­дов:

1. Шаблон пре­зен­та­ции

Если можете, отка­жи­тесь от жест­кого кор­по­ра­тив­ного стан­дарта. Ничего не имею про­тив шаб­лона IBS, но он не «presenter-friendly». Разрешения 16:9 нет, сво­бод­ного про­стран­ства мало, синего цвета — много. Поскольку я люблю мини­ма­лизм, то и слайды полу­чи­лись лег­кими: ней­траль­ный светло-серый фон, малень­кий лого­тип IBS в пра­вом верх­нем углу, кор­по­ра­тив­ная цве­то­вая палитра, но с выде­ле­нием инфор­ма­ции синим цве­том только в важ­ных местах.

2. Визуальная мета­фора

Гораздо важ­нее не соблю­сти кор­по­ра­тив­ные стан­дарты оформ­ле­ния, а найти образ, алле­го­рию, пер­со­нажа или стиль визу­а­ли­за­ции, кото­рые ярче рас­кроют смысл выступ­ле­ния. Дней на про­ект было меньше, чем паль­цев на одной руке. Поэтому я не муд­рил: при­вя­зался к авто­мо­биль­ной теме, сде­лал титуль­ный слайд с гоноч­ным «каром» IBS (лого­тип BMW — про­щай!) и раз­ба­вил вере­ницу текстово-иконочных слай­дов дру­гим фото-слайдом в сере­дине пре­зен­та­ции.

3. Текст

Помните, что у части ауди­то­рии сла­бое зре­ние, а галерка лучше видит экрана смарт­фона — чем больше раз­мер текста, тем лучше. И жела­тельно, при­дать тек­сту жир­но­сть, ибо вы не пре­зен­ту­ете на ретина-дисплее. В таком слу­чае тон­кий шрифт сложно раз­гля­деть. И не зло­упо­треб­ляйте оформ­ле­нием текста — пус­кай, глаза зри­те­лей отдох­нут, и они не уви­дят больше 2-3 фор­ма­тов (заго­ло­вок, под­за­го­ловки, пояс­ни­тель­ный текст).

4. Анимация

Не балуй­тесь спе­ц­эф­фек­тами — хва­тит после­до­ва­тель­ного появ­ле­ния смыс­ло­вых бло­ков на слайде. Что ещё важ­нее — вам, как спи­керу, должно быть удобно пере­клю­чать слайды. Знаю не пона­слышке, что мно­гие спи­керы вообще не любят управ­лять пре­зен­та­цией. Однажды при­сут­ство­вал на выступ­ле­нии г-на Якунина (глава РЖД), где слайды пере­клю­чал спе­ци­аль­ный помощ­ник (топ-менеджер!), кото­рым он коман­до­вал! Не пред­ла­гаю делать так же, а вме­сто этого отре­пе­ти­ро­вать речь с пре­зен­та­цией и найти удоб­ное для себя коли­че­ство слай­дов и ани­ма­ци­он­ных эффек­тов.

5. Юмор

Даже если вы не пла­ни­ро­вали наме­ренно шутить во время выступ­ле­ния, поста­рай­тесь найти места, где за вас это сде­лают иллю­стра­ции. Например, мемы:-)

Не буду томить — вот пре­зен­та­ция:


 

Итого

Нам повезло: Яна Кудрявцева, дирек­тор по HR и мар­ке­тингу IBS, моде­ри­ро­вала засе­да­ние HRD-клуба HarvardBusinessReview, на кото­ром высту­пал Игорь. Поэтому объ­ек­тив­ная оценка и ново­сть о резуль­тате выступ­ле­ния при­ле­тела быстро:

 

«Спасибо Саше — уроки не про­шли даром, Игорь был на новой для себя высоте сего­дня».

Поделиться